À propos de ce poste de : OFFICE MANAGER H/F
Fed Office, cabinet de recrutement spécialisé sur les métiers de l'Assistanat, de l'Office Management et des Services Généraux, recherche pour l'un de ses clients, situé à Paris 8ème, un.e Office Manager.
Au sein d'une société d'investissement, à taille humaine (20 salariés), vos bureaux sont situés proche de Saint Lazare / Quartier les Grands Magasins boulevard Haussmann, votre environnement de travail sera agréable et respectueux de l'équilibre vie pro / perso.
Vous êtes prêt.e à rejoindre cette belle équipe ambitieuse et à devenir leur véritable support pour un associé dans son quotidien ? Alors ce poste est fait pour vous !
Votre fonction
En tant qu'office manager, vous serez le véritable pivot de cette structure.
Vos principales missions sont les suivantes :
ASSISTANAT :
• Accueil physique des visiteurs
• Gestion des appels téléphoniques
• Gestion des coursiers
• Gestion et préparation des salles de réunion (agencement, matériel, boissons, repas..)
• Gestion des agendas
• Organisation des déplacements (restaurant, hôtel, taxis, trains, avion…)
• Traitement du courrier et des mails : gestion des réponses, rédaction de courriers, classement
• Elaboration de présentations en format Power Point ou autre
• Réalisation de rapports règlementaires (reporting annuel UNPRI, déclaration mensuelle pour le Canada)
• Elaboration des PV d’AG et autres documents juridiques
• Mise à jour de l’annuaire de l’entreprise (mail, téléphone des collaborateurs)
• Recherche documentaire
• Saisie des données dans le CRM, des virements, validation et saisie des notes de frais/notes de debours clients
SERVICES GENERAUX :
• Gestion des approvisionnements en boissons, fournitures diverses pour la cafétéria
• Gestion du matériel de bureau et des fournitures de bureau
• Gestion du matériel IT et des interventions IT
• Coordonne les interventions des prestataires :fontaine à eau, ménage, prestataire informatique, visites périodiques de sécurité, cadeaux d’entreprise…
• Gestion des contrats et factures des fournisseurs : assurance, téléphone, imprimantes, ménage,…
• Est l’interlocuteur du Syndic de Copropriété
GESTION ADMINISTRATIVE DU PERSONNEL :
• Gestion de l’onboarding des nouveaux arrivants
• Gestion de la Mutuelle, Prévoyance
• Publication d’annonces de stages, de postes à pourvoir
• Gestion des visites médicales
• Gestion des jours de congés
• Gestion de la formation
• Saisie des timesheet (gestion des temps)
• Gestion des relations avec l’expert-comptable
• Veille aux conditions de travail et au bien-être des collaborateurs
COMMUNICATION / EVENEMENTIEL :
• Gestion du site internet (intégrer les nouvelles news, relation avec les prestataires, etc.)
• Gestion des comptes LinkedIn, Twitter et Instagram
• Gestion de Campagne d’emailing via Sendinblue (newsletters, vœux, etc.)
• Gestion des envois de documents: Tombstones, Carte de vœux, Newsletter, Cadeaux de Noël
• Organisation d’événements internes (pot de bienvenue, séminaires…)
• Organisation d’événements externes : course caritative, IPEM…
• Participation aux projets transverses tels que SalesForce
Votre profil
De formation Bac+2 minimum, vous avez une expérience de minimum 5 ans sur un poste similaire.
Savoirs :
De bonnes connaissances sur le fonctionnement d’une entreprise (juridique, gestion, ressources humaines), maîtrise parfaitement bien les outils bureautiques (Pack office), est à l’aise avec les outils digitaux.
Excellente maîtrise de la langue française à l’écrit et à l’oral.
Maîtrise l’anglais à l’écrit et à l’oral.
Savoir faire et savoir être :
rigueur, organisation, gestion des priorités, flexibilité et réactivité pour s’adapter aux aléas du quotidien, autonome et force de proposition, excellentes capacités relationnelle, discrétion.
Le poste est à pourvoir en CDI et de manière rapide.
Une intégration est souhaitée à partir de Mi décembre ou au plus tard en Janvier 2024.
Le télétravail est proposé sur ce poste à raison de 1 jour par semaine et plutôt le vendredi.
Un peu plus d'informations sur la société :
L'univers est bienveillant, très exigeant cependant, le poste demande beaucoup de rigueur et de réactivité. Le dirigeant de cette société avec qui vous travaillerez est assez indépendant : la part de son assistanat est assez minime.
Rémunération : 42/45K€ selon profil
Avantages : remboursement Navigo à 100% et prise en charge de la mutuelle à 100%