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OFFICE MANAGER H/F SAINT CLOUD

Assistants-es de Direction / Office Manager
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À propos de ce poste de : OFFICE MANAGER H/F

Fed Office, cabinet de recrutement temporaire et permanent spécialisé dans les métiers de l'Assistanat, de l'Office Management et des Services Généraux, recherche pour son client dans le domaine du conseil IT, et situé à St Cloud (92), un.e Office Manager.

Votre fonction

Office Management :

- Commande et distribution des tickets restaurants, vérification des personnes éligibles, déduction des repas extérieurs financés via les notes de frais et communication à la paye
- Commande des cartes de cantines pour les nouveaux entrants, récupération des cartes lors des départs et remise de la carte invité aux visiteurs
- Envoi, réception et distribution du courrier.
- Achat de timbres chez la poste
- Prise de contact auprès des différents intervenants en charge de la manutention des locaux (compagnie d'électricité, plomberie, nettoyage...)
- Commande de papier, fournitures de bureau et suivi des stocks
- Commande de café
- Suivi des consommables pour l'imprimante et établissement des commandes lorsque nécessaire
- Accueil des clients et des livreurs
- Organisation des petits déjeuners, goûters ou plateaux repas lors de réunions internes avec clients.
- Négociation des nouveaux parkings, gestion des emplacements et des cartes d'accès
- Suivi des téléphones portables : commande et remise de cartes Sim et téléphones
- Réservation des hôtels, transports aériens et ferroviaires auprès de l'agence Asset Voyages pour les déplacements professionnels des consultants. Suivi et validation des factures.
- Mise à disposition des documents légaux (déclarations URSSAF, extraits Kbis…) sur les plateformes clients (provigis, e- attestation)
- Mise à disposition des chefs de projets les documents requis pour les appels d'offres des marchés publics
Assistance comptable :
- Etablissement de la facturation client sur OneSys
- Refacturation des notes de frais aux clients
- Scan des factures fournisseurs au service finance.
- Suivi des véhicules de fonctions : commandes et restitutions des véhicules, prise de contact avec les sociétés de location et d'assurance, remise des contraventions reçues aux salariés, validation des factures.
- Comptabilité de base : charges constatées d'avance, dépréciations en immobilisations et provisions simples

Votre profil

De formation Bac+2 minimum, vous avez une expérience de minimum 5 ans en office management.

De bonnes notions comptables sont exigées pour ce poste ainsi que le sens de l'analyse.

Vous maîtrisez impérativement l'anglais pour vous permettre d'échanger au quotidien avec la maison mère et ses filiales.

Un excellent niveau de communication écrite et orale est demandé pour ce poste.

NOUS VOUS PROPOSONS

d'intégrer une structure à taille humaine où vous gérerez en totale autonomie la vie de bureau !

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