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OFFICE MANAGER H/F PARIS 8

Office Management / Gestion du bureau
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À propos de ce poste de : OFFICE MANAGER H/F

Fed Office, cabinet de recrutement temporaire et permanent spécialisé sur les métiers de l'Assistanat bilingue anglais, de l'Office Management et des Services Généraux, recherche pour l'un de ses clients, dans le secteur pharmaceutique, situé à Paris 8ème, un(e) Office Manager.

Votre fonction

Rédaction de courriers/attestations
 Gestion du courrier entrant/sortant
 Accueil physique et téléphonique
 Gestion de l'annuaire d'entreprise
 Gestion des bureaux : bon fonctionnement, coordination et supervision
Suivi de l'exécution des contrats relatifs au fonctionnement des locaux et de la facturation afférente :
* Téléphonie
* Informatique
* Entretien/Electricité/Eau/Chauffage…
Achat de fournitures de bureaux et supervision des stocks de fournitures
Coordination des informations et des activités
 Gestion de l'archivage de l'entreprise
 Préparation et suivi de la logistique des réunions
Organisation des déplacements des collaborateurs et des directeurs commerciaux
 Organisation de séminaires nationaux et régionaux
En amont des séminaires
* Sélection et réservation des lieux
* Sélection et réservation des hôtels
* Sélection et proposition de restauration
* Organisation des moyens de transports pour les collaborateurs
* Organisation des activités « Team building »
* Préparation des présentations commerciales, administratives
Au cours des séminaires
* Supervision du bon déroulement des séminaires
 Gestion et contrôle des notes de frais des collaborateurs
 Rédaction de notes de service, de procédures
 Mise en place d'outils de gestion administrative
 Mise en place d'outils d'analyse commerciale
 Assistance opérationnelle de la force commerciale (expéditions documents, échantillons, etc.)
 Pilotage de projets relatifs à la force commerciale en collaboration avec les directeurs commerciaux
 Mise en place de modèles de reporting
 Coordination quotidienne entre le siège et le terrain

Votre profil

De formation Bac+2 minimum, vous avez une expérience de 2 ans minimum sur un poste d'Office Manager.
Vous avez une bonne maîtrise des outils du Pack Office et notamment Excel pour les tableaux croisés dynamiques.

Vous avez un niveau d'anglais opérationnel pour vous permettre d'échanger au quotidien avec les filiales.

NOUS VOUS PROPOSONS

d'intégrer une structure dynamique à fort développement !