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OFFICE MANAGER BILINGUE ANGLAIS PARIS

Office Management / Gestion du bureau
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À propos de ce poste de : OFFICE MANAGER BILINGUE ANGLAIS

Fed Office, cabinet de recrutement temporaire et permanent spécialisé sur les métiers de l'Assistanat bilingue anglais, de l'Office Management et des Services Généraux, recherche pour l'un de ses clients dans le secteurs des logiciels, une Office Manager bilingue anglais.

Votre fonction

Vous êtes Office manager, et êtes sous la responsabilité de la DRH, vous serez responsable du bon fonctionnement et de la sécurité du bureau parisien et veillerez à créer un cadre de travail efficace et convivial.

Vous assurerez l'assistanat de l'équipe de Direction et en qualité de "Happiness Manager" serez en charge d'organiser des activités internes de team building.

- Accueil et assistanat: accueil physique et téléphonique, gestion du courrier, assister l'équipe de Direction et les collaborateurs dans leurs réservations, gérer les commandes et la distribution des cadeaux aux salariés et aux clients, maintenir l'intranet de la Société à jour, assurer le réassort des biens consommables

- Office Management:
* Gérer l'aménagement et l'agencement des bureaux et de la coordination de tous les aspects matériels associés
* Veiller au bon fonctionnement du matériel et des équipements (machines à café, fontaines à eau, éclairages, propreté des locaux, stock fournitures et d'imprimerie…),
* Programmer et coordonner les interventions de maintenance et de réparations des installations, machines, équipements ;
* Assurer un rôle de relais auprès de notre IT pour tout incident informatique ou téléphonique ;
* Gérer les autorisations d'accès aux locaux, badges entrées/sorties ;
* Gérer les commandes et les stocks (cartes de visite, fournitures, consommables…) ;
* Gérer la documentation : souscription et suivi des abonnements des départements ;
* Rationaliser, négocier et gérer les contrats des prestataires (entretien des locaux, primeurs…) ;

- Sécurité: veiller à la sécurité des biens et des personnes dans le respect des réglementations et des normes et suivre l'évolution de la législation, assurer un rôle de « Guide-file » en cas d'évacuation des locaux

- Voyages: négocier et gérer des accords de partenariat avec des hôtels en ligne avec la politique voyage du groupe et mettre à jour annuellement les tarifs négociés dans notre application interne, vérifier la bonne application de la politique voyages du groupe

- Activités internes: organiser Info meeting, déjeuner de travail, farewell, afterwork, soirées…, gérer la logistique des formations clients dans les bureaux et l'accueil des participants

- Suivi budgétaire & Reporting
* Suivre et contrôler les factures par rapport aux bons de commandes/livraisons approuvés
* Assurer le suivi du budget annuel office Management et délivrer un reporting trimestriel à la DRH

Votre profil

Vous possédez déjà une expérience à un poste similaire d'au moins 5 à 7 ans minimum.
Vous avez déjà organisé des séminaires d'entreprise
Vous savez travailler en toute autonomie et savez prendre des décisions et des initiatives.
Votre goût du contact, votre organisation et votre rigueur font de vous la personne de la situation.
Vous parlez et écrivez impérativement l'anglais qui sera testé à l'occasion du processus de recrutement.

NOUS VOUS PROPOSONS

Une poste très polyvalent sur long terme!