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ASSISTANTE POLYVALENTE, ANGLAIS COURANT H/F PARIS

Assistanat spécialisé / Assistanat polyvalent
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À propos de ce poste de : ASSISTANTE POLYVALENTE, ANGLAIS COURANT H/F

Fed Office, cabinet de recrutement spécialisé, recherche pour son client, société immobilière de luxe, une Secrétaire polyvalente H/F en CDI.

Votre fonction

Vous êtes Assistante polyvalente au sein de la société, vos missions sont:

1) Accueil Clientèle
Physique et téléphonique :
Accueil Physique et service de boissons lorsque les clients sont reçus à l'agence.
Si le client est à l'agence et souhaite avoir des renseignements c'est celui qui est de permanence qui doit le renseigner.
Quoi qu'il arrive l'assistante doit prendre les coordonnées de tous les clients qui passent à l'agence.
Tenue du bureau de l'accueil (présentoirs etc …)


2) Administratif
L'assistante est la pour aider les négociateurs dans toutes leurs démarches administratives quelles qu'elles soient :
Courriers : Oblitération et envoi du courrier, Tri et distribution du courrier
Mise à jour répertoire téléphonique
Enregistrements mandats
Préparer plaquettes commerciales des biens, sélection des photos, retouches, textes etc…
Préparer bons de commissions, offres d'achat, factures d'honoraires d'agence.
Vérifier ou rentrer les biens sur toutes les passerelles et vérifier les références textes et photos sur notre site Internet.
Vérifier que tous les informations des biens soient bien rentrés dans le logiciel interne
Vérifier les traductions en anglais
Organisations des réunions et ordres du jour
Archivage
Gestion caisse, coffre
Transmission des documents reçus
Gestion du tableau des clefs
Etablir la liste des intervenants dans tous les domaines (Electricien, syndic etc.)
Dénonce des visites à faire tous les 15 jours.
Réception et dispatching des mails reçus sur la boite de l'agence
Mise à jour de l'écran vitrine
Vérification des factures pour les journaux quotidiens et saisie des publicités dans Immo-Facile
Compte rendu des publicités (tenue des cahiers « publicité » de l'accueil)
Préparation et tenue de la salle de réunion
Gestions des listes de contacts des collaborateurs pour événements
Conception de la sélection des biens du mois en A3 /4 pages pliés pour le présentoir
Création de dossiers suspendus, scan, photos etc…
Envois des mailings : après chaque vente et à la demande des négociateurs…


3) Publicités
Gérer toutes les publicités
Tenue de l'agenda des publicités magazine


4) Gestion de l'agence
Vérifier que tout fonctionne et s'occuper de l'entretien et des réparations en cas de panne ou de dysfonctionnement.

Votre profil

Titulaire d'un BTS en assistanat ou équivalent, vous possédez une expérience d'au moins 4 ans sur un poste similaire.
Vous possédez une parfaite maîtrise du Pack Office.
Votre niveau d'anglais est opérationnel à courant.
Votre sens de l'organisation, votre goût du contact, votre réactivité, votre sens du relationnel, votre
autonomie, votre polyvalence, votre rigueur, votre présentation sont des qualités indispensables à
votre réussite au sein de la société.

NOUS VOUS PROPOSONS

un poste en CDI dans un secteur prestigieux !