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ASSISTANTE POLYVALENTE ANGLAIS COURANT H/F PARIS

Assistanat spécialisé / Assistanat polyvalent
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À propos de ce poste de : Assistante Polyvalente anglais courant H/F

Fed Office, cabinet de recrutement temporaire et permanent spécialisé sur les métiers de l'Assistanat bilingue anglais, de l'Office Management et des Services Généraux, recherche pour l'un de ses clients dans le secteur de la gestion mobilière, une Assistante Polyvalente H/F.

Votre fonction

Vous êtes Assistante polyvalente, vos missions sont:

Administration du personnel et comptabilité :
- Suivi des congés, absences et permanences équipe ;
- Assistance à la gestion des ressources humaines
- Organisation des déplacements France / étranger ;
- Suivi des dépenses, notes de frais, commandes diverses et validation des factures ;
- Production d'états de suivi budgétaire ;
- Calcul de rétrocessions et préparation de factures de frais de gestion ;
- Participation à la sélection des prestataires ;
- Gestion des commandes fournisseurs et administration ;
- Interface cabinet comptable / entreprise ;

Moyens généraux et logistique :
- Gestion des archives, des documents officiels et des contrats ;
- Gestion du courrier ;
- Gestion électronique de la documentation et des bases de données documentaires ;
- Gestion des locaux ;
- Gestion des fournitures et des différents matériels ;
- Mise en concurrence et sélection de prestataires ;

Administration commerciale :
- Accueil et permanence téléphonique ;
- Gestion des bases de données clients, partenaires et contacts ;
- Suivi administratif de la clientèle (dossiers réglementaires clients) ;
- Aide à la réalisation des documents marketing, commerciaux et des supports de gestion destinés à la clientèle (cahier de gestion, fiches valeurs…) ;
- Gestion des documents marketing, commerciaux et de gestion financière ;
- Participation à la maintenance des supports numériques et à la communication sur les réseaux sociaux ;
- Accueil dans les locaux : réception commerciale (installation, café, préparation des salles de réunions…), renseignements divers… ;
- Participation à l'organisation d'évènements ponctuels de communication ;

Vie sociale de l'entreprise :
- Aide à la tenue du juridique et au respect des formalités administratives et réglementaires ;
- Maintenance de la base juridique interne ;

Assistance auprès de l'entreprise :
- Assurer l'assistanat du Président, du Directeur Général et du Secrétaire Général ;
- Accueil téléphonique (français/anglais), filtrage des appels, gestion des rdv et des agendas de la direction ;
- Assistanat classique pour les notes et comptes rendus ;
- Mise en place et suivi des procédures internes ;
- Contribution à l'animation de la vie de l'équipe et à la communication interne.

Votre profil

Vous avez une expérience de 2-3 ans en tant qu'assistante polyvalente.
Vous êtes diplômé(e) d'un BTS assistanat de direction ou d'une formation polyvalente commerciale, juridique et/ou de gestion.
Vous avez une bon niveau sur le Pack office, ainsi qu'un niveau d'anglais courant obligatoire.

Vous avez une présentation personnelle très soignée.
Votre rigueur, votre professionnalisme, votre polyvalence, votre sens de l'initiative, votre gestion des priorités et de l'organisation, votre dynamique et votre sens de la confidentialité sont des éléments nécessaires à l'intégration au sein de la société.

NOUS VOUS PROPOSONS

Un poste très polyvalent dans une belle structure en pleine expansion!