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ASSISTANTE DE DIRECTION F/H PARIS

Assistanat de direction / Bilingue - Trilingue
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À propos de ce poste de : Assistante de Direction F/H

Fed Office, cabinet de recrutement spécialisé, recherche pour son client, cabinet de conseil spécialisé dans la création participative, un Assistant de Direction F/H en CDI.

Votre fonction

Rattaché(e) au deux directeurs associés, vous assurez les missions suivantes : la mise au point des procédures et routines, des classements et tableaux de suivi nécessaires, priorisation des tâches, le suivi des dossiers d'appels d'offres (dossiers administratifs, relecture, envoi, vérification des pièces), des contrats, de la facturation, le support logistique événementiel : organisation des déplacements, réservations des transports et hébergements, catering, suivi des listings d'invitation, la mise à jour des dossiers comptables : suivi des informations nécessaires à l'établissement des fiches de paye (jours de congés et de récupération, etc), factures, tickets restaurant, notes de frais, relevés de compte, déclaration de TVA - principalement suivi factures clients et fournisseurs, préparation des paiements fournisseurs, la mise en forme de documents, retranscriptions de certains documents, relecture orthographique et grammaticale, l'appui à la gestion des dossiers numériques, l'archivage, l'appui à la gestion du local technique et de stockage, la participation à des réunions de travail avec l'équipe. Vous assurez également le support RH (suivi des visites médicales, gestion des absences, congés et tickets restaurant, embauche de stagiaires), l'accueil téléphonique (français / anglais), suivi mail, et gestion des relations fournisseurs et clients, l'organisation des réunions (y compris la préparation et le rangement de la salle de réunion, la préparation de webinaires), mise à jour tableau de bord des contrats et missions en cours, le support logistique à l'équipe (achats de consommables, fonctionnement des équipements - photocopieuse, équipement téléphonique, …).

Votre profil

Titulaire d'un BTS en assistanat ou équivalent, vous possédez une expérience d'au moins 5 ans sur un poste similaire. Vous possédez une parfaite maîtrise du Pack Office, votre anglais est courant et la maîtrise d'une troisième langue est un plus. Vous avez déjà travaillé en environnement TPE/PME, et idéalement dans un cabinet ou un bureau d'études. Vous savez faire preuve d'écoute, de réactivité et de polyvalence.

NOUS VOUS PROPOSONS

L'opportunité de développer vos compétences au sein d'une structure dynamique, sur un poste très polyvalent et riche en CDI.