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ASSISTANT POLYVALENT H/F PARIS 8èME

Assistanat spécialisé / Assistanat polyvalent
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À propos de ce poste de : ASSISTANT POLYVALENT H/F

Fed Office, cabinet de recrutement temporaire et permanent spécialisé sur les métiers de l'Assistanat bilingue anglais, de l'Office Management et des Services Généraux, recherche pour l'un des ses clients dans le secteur du conseil en investissement et situé à Paris 8ème un(e) Assistant(e) Polyvalent(e).

Votre fonction

Vous serez rattaché(e) au directeur général, vos missions sont:

Administration du personnel et comptabilité
- Suivi congés, absences et permanences équipe.
- Organisation des déplacements France / étranger
- Suivi des dépenses, notes de frais, commandes diverses et validation factures ;
- Participation à la sélection des prestataires
- Gestion des commandes fournisseurs et administrations ;
- Interface cabinet comptable/entreprise ;

Moyens généraux et logistique :
- Gestion des archives, des documents officiels et des contrats ;
- Gestion des locaux
- Gestion des fournitures et des différents matériels ;

Administration commerciale :
- Accueil et permanence téléphonique ;
- Gestion des bases de données clients, partenaires et contacts ;
- Suivi administratif de la clientèle (Lutte anti-blanchiment, dossiers réglementaires clients) ;
- Aide à la réalisation des documents marketing, commerciaux et des supports de gestion destinés à la clientèle (cahier de gestion, fiches valeurs…);
- Gestion des documents marketing, commerciaux et de gestion financière ;
- Accueil dans les locaux : réception commerciale (installation, café…), renseignements divers…
- Participation à l'organisation d'évènements ponctuels de communication ;

Vie sociale de l'entreprise :
- Aide à la tenue du juridique et au respect des formalités administratives et réglementaires.

Assistance auprès de l'entreprise :
- Assurer l'assistanat du Président, du Directeur Général et du Secrétaire Général
- Accueil téléphonique, filtrage des appels, gestion des rdv et des agendas de la direction ;
- Assistanat classique pour les notes et compte rendus ;
- Mise en place et suivi des procédures internes ;
- Contribution à l'animation de la vie de l'équipe et la communication interne.

Votre profil

- Présentation personnelle très soignée ;
- Excellentes qualités relationnelles, dynamisme, esprit positif ;
- Aptitude au travail en équipe et au travail transversal;
- Rigueur, ouverture d'esprit, sens de l'initiative et de l'organisation ;
- Diplômé (e) BTS assistanat de direction PME : formation polyvalente commerciale, juridique et/ou de gestion ;
- Maîtrise des outils MS Office (Word, Excel, PowerPoint) ;
- Première expérience réussie dans la fonction (2 ans ou fin d'alternance);
- Bonnes capacités rédactionnelles et de mise en forme de documents ;
- Maitrise de Photoshop et In Design seraient des plus appréciés ;
- Anglais courant.
- Sensibilité personnelle au développement durable et aux valeurs relevant de ces approches

NOUS VOUS PROPOSONS

de rejoindre une équipe et une structure dynamique ou vous pourrez vous épanouir professionnellement !