À propos de ce poste de : Assistant(e) de Direction/ Office Manager H/F
Fed Office, cabinet de recrutement spécialisé sur les métiers de l'Assistanat, de l'Office Management et des Services Généraux, recherche pour l'un de ses clients, situé à La Défense (92) et spécialisé dans le secteur de l'assurance, un(e) Assistant(e) de Direction/Office Manager H/F.
Votre fonction
Vous êtes chargé(e) de l'organisation et de l'optimisation de l'agenda du Directeur Général, en anticipant les différents événements et voyages.
Vous rédigez des supports de communication.
Vous assurez les missions d'Office Manager suivantes :
- La gestion quotidienne du bureau (salles de réunions, parking, courrier, colis)
- Le traitement des factures
- La gestion des prestataires
- La gestion des installations sur le site en collaboration avec le Responsable de la gestion des bureaux
- L'élaboration et la mise en œuvre de la politique santé et sécurité au travail
(le respect des consignes et des normes de sécurité)
- La gestion de la maintenance (l'organisation des tests et des inspections du bâtiment)
- En collaboration avec le Responsable Achats, vous assurez la gestion de la flotte téléphonique (le contrôle des stocks, la relation avec les fournisseurs, négociation,
- La gestion des commandes et des fournitures
- La gestion des contrats (le renouvellement des contrats de gestion de bureau et des biens immobiliers)
- En collaboration avec le service des Ressources humaines, vous assurez l’intégration des nouveaux collaborateurs (suivi du processus de l’arrivée au départ du collaborateur, équipement, matériels) ainsi que la gestion des congés et des absences.
Votre profil
Titulaire d'un Bac +4 au minimum, vous justifiez d'une première expérience d'au moins 4 ans sur un poste d'Assistant de Direction/ Office Manager H/F.
Vous êtes à l'aise avec les chiffres.
Votre sens de l'organisation, votre sens du service, votre adaptabilité et votre aisance relationnelle sont des atouts majeurs pour mener à bien vos missions sur ce poste.
Rigueur, autonomie et sens de l'initiative sont demandés.
Un niveau d'anglais courant est exigé.
Vous avez une bonne maîtrise des outils bureautiques (Excel, PowerPoint)