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ASSISTANT(E) DE DIRECTION PARIS

Assistanat de direction / Bilingue - Trilingue
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À propos de ce poste de : Assistant(e) de direction

Fed Office, cabinet de recrutement temporaire et permanent spécialisé sur les métiers de l'Assistanat bilingue anglais, de l'Office Management et des Services Généraux, recherche pour son client basé à Paris, un(e) Assistant(e) de Direction (H/F).

Votre fonction

Rattaché(e) à la Direction Inspection Générale, vos missions seront :

Optimiser le temps des cadres dirigeants ou experts :

- Hiérarchiser et fixer les rendez-vous des dirigeants ou experts ;
- Veiller à la cohérence et à l'organisation des rendez-vous.

Prendre en charge et traiter l'ensemble des sollicitations destinées aux dirigeants et experts dans le respect de la plus grande confidentialité :

- Réceptionner les appels téléphoniques, en assurer le filtrage et la transmission ;
- Réceptionner, dépouiller, trier le courrier (papier et électronique), le transmettre aux responsables concernés ou y répondre directement ;
- Mettre en forme des courriers, rapports, notes de synthèse ;
- Mettre en forme des supports de présentation ;

Organiser et/ou préparer les réunions des dirigeants ainsi que certaines manifestations :

- Organiser la logistique des réunions (réservation et préparation des salles, etc.) ;
- Préparer les dossiers ou éléments de dossiers nécessaires aux réunions ;
- Organiser les missions des cadres dirigeants ou experts.
- Élaborer les documents préparatoires : dossiers, ordre de mission, messages etc….
- Saisie, contrôle et édition dans les bases de données ou applications correspondantes ;
- Réalisation des notes de frais, commandes et achats relatifs à ces déplacements en conformité avec les règles et procédures internes ;
- Gestion des contacts nécessaires avec les services supports, prestataires, fournisseurs, interlocuteurs externes…

Assister les dirigeants ou experts dans la préparation et le suivi de certains dossiers

- Constituer des fonds de dossiers et sélectionner les documents utiles aux dirigeants/experts ;

SPÉCIFICITÉS :

Chargé.e du secrétariat de l'Inspection Générale, de la préparation des Comités et de l'organisation des missions et spécifiquement en décembre :

SECRETARIAT

- Enregistrement et diffusion du courrier, rédaction et mise en forme de courriers, de notes, de supports de présentation
- Mise en forme et diffusion des rapports d'audit

PREPARATION DES COMITES (ordre du jour, constitution des dossiers, contacts avec tiers)

- Préparation des C.A
- Préparation des Comités d'audit et des risques
- Préparation du Comité du contrôle interne
- Contribution à la préparation des Comités d'audit et des risques

Votre profil

- Profil : Bac+2 (BTS AG/ AM)
- Qualités d'organisation et de méthode, Rigueur,
- Sens de l'anticipation et capacité de « relance »
- Sens de la confidentialité
- Qualités relationnelles et sens du travail en équipe

NOUS VOUS PROPOSONS

Un poste en intérim dans un groupe avec un environnement international !