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ASSISTANT(E) DE DIRECTION GESTIONNAIRE DE BAUX F/H ISSY-LES-MOULIENAUX

Assistanat de direction / Bilingue - Trilingue
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À propos de ce poste de : Assistant(e) de Direction gestionnaire de baux F/H

Fed Office, cabinet de recrutement temporaire et permanent spécialisé sur les métiers de l'Assistanat bilingue anglais, de l'Office Management et des Services Généraux, recherche pour son client, promoteur immobilier, un(e) Assistant(e) de Direction Gestionnaire de baux F/H pour une mission d'intérim de 7 mois.

Votre fonction

Au sein de la Direction Asset Management, vous assisterez le Directeur et l'ensemble de l'équipe. Vos missions seront les suivantes : vous assurez la tenue de l'agenda, le courrier, les comptes rendus, la planification des ressources, la ventilation des informations, l'organisation matérielle des réunions, des réceptions, les frais, les déplacements, le suivi de l'activité et du reporting, la préparation documents marketing (powerpoint), vous contribuez à l'organisation de la communication au sein de la structure, assurez l'interface entre le Directeur et les interlocuteurs externes et internes.
De plus, vous assurez l'assistanat du service, dans le cadre des procédures internes, des outils et moyens mis à disposition, vous contribuez au bon fonctionnement du pôle en participant à la gestion des ressources et à la transmission de l'information : vous assurez la gestion des appels téléphoniques, la coordination des agendas, l'organisation de réunions, l'accueil des clients, la préparation de présentation et de réunion (internes et externes à la business unit), l'organisation d'évènements internes et externes, la préparation et constitution des baux et de la documentation juridique (collecte de toutes les pièces nécessaires à un bail, vérifier leur pertinence et leur complétude, vérifier que toutes les pièces sont bien signées et paraphées, les scanner et les mettre dans la GED et les transmettre aux bonnes personnes concernées), le suivi du classement physique et informatique de la documentation (courriers, baux etc.) de la business unit, le suivi de la procédure e-proc, altaix, primprommo, ou autre - toutes les étapes de la commande à la facturation dans outil dédié pour les missions marketing, honoraires commercialisation ou de conseil, GIE ou autres, le suivi budget GIE, vous assurez la gestion de l'ensemble du matériel de la structure, les interventions de maintenance ou dépannage le cas échéant, les commandes de fournitures de bureau. Vous effectuez le suivi des outils des collaborateurs (micro-ordinateur portable, GSM, véhicule de fonction, ainsi que la bonne intégration des nouveaux entrants), l'interface Suivi RH pour le service (Congés, informations générales RH).

Votre profil

De formation Bac +2 en assistanat ou équivalent, vous justifiez d'une expérience de 5 ans minimum en tant qu'assistante de direction.
Dynamique et ayant le sens du travail en équipe, vous faites preuve de discrétion et de diplomatie.
Vous disposez d'un très bon relationnel et d'un réel sens du service.
Proactif(ve), vous savez gérer les priorités et les urgences.
Vous savez faire preuve d'une grande rigueur, d'organisation et êtes reconnu pour vos compétences rédactionnelles.
Vous justifiez d'une excellente maîtrise du Pack Office.

NOUS VOUS PROPOSONS

L'opportunité d'intégrer un groupe dynamique et d'y développer vos compétences sur une belle mission d'intérim de 7 mois.