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ASSISTANT(E) DE DIRECTION FONCTION SUPPORT PARIS 16

Assistants-es de Direction / Office Manager
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À propos de ce poste de : Assistant(e) de direction fonction support

Fed Office, cabinet de recrutement spécialisé sur les métiers de l'Assistanat, l'Office Management et les Services Généraux, recherche pour son client spécialisé dans le service aux entreprises et basé à Paris (16), un(e) Assistant(e) de Direction en intérim.

Votre fonction

Dans le cadre de vos missions vous pourrez :

* Assister un ou plusieurs responsable(s) (cadre dirigeant, directeur,...) afin d'optimiser la gestion de leur activité (gestion de planning, organisation de déplacements, communication, préparation de réunions, accueil, ...).
* Filtrer les appels et accueil physique des visiteurs des directeurs
* Effectuer la frappe de document, le traitement du courrier et la gestion des messages électroniques
* Organiser et coordonner les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure. Traite et transmet les décisions, notes de services en interne et en externe
* Prendre en charge le suivi complet de dossiers (contrats de maintenance des équipements, suivi de relance clients, gestion administrative...) ou d'évènements spécifiques (organisation de séminaires, salons, ...).
* Classer, archiver les documents papier et électronique
* Préparer et organiser des réunions (préparation des salles, élaboration des supports)
* Assurer le suivi des notes de frais
* Créer et réceptionner des demandes d'achat, PV réception et facturation
* Gerer la réalisation des reportings
* Coordonner la circulation d'informations auprès des autres services
* Interface entre service Achat, Comptabilité et Juridique
* Etre référent d'archivage
* Organise et participe éventuellement aux comités de direction hebdomadaire
* Suivi hebdomadaire du budget et facturation (tableau de bord)
* Utilisation ERP (AX, GMAO)
* En tant que de besoin, assure l'accueil et le standard téléphonique

Votre profil

De formation supérieure Bac+2 minimum de type BTS Assistant(e) de manager, vous disposez d'une expérience professionnelle de 3 à 5 ans sur une fonction similaire. Votre anglais est courant. Vous avez une maîtrise parfaite du pack office, un grand sens du service, une aisance relationnelle et une bonne organisation.