À propos de ce poste de : Assistant de gestion (H/F)
Fed Office, cabinet de recrutement spécialisé sur les métiers de l'Assistanat, de l'Office Management et des Services Généraux, recherche pour l'un de ses clients situé à PARIS, un Assistant administratif et de gestion des services généraux (H/F) pour une prise de poste immédiate.
Votre fonction
Sous la responsabilité des responsables d’activité et de la direction, votre temps est réparti entre le service de gestion (gestion de dossiers de formation) et les services généraux. Vous êtes chargé(e) d’assurer l'organisation et l'optimisation de la mise à disposition des moyens et des services généraux tout en garantissant le respect des normes et la sécurité des biens et des personnes.
Activités principales services généraux :
Proposer et faire valider par la Direction Générale les orientations en matière de gestion des services généraux,
Piloter et mettre en œuvre la politique de gestion des services généraux,
Organiser et suivre (devis…) les éventuels travaux de la structure, d'aménagement et de maintenance des locaux,
Gérer les stocks de consommables (suivi, commande, …),
Optimiser les relations commerciales avec les fournisseurs et assurer le suivi des contrats (négociation, mise en concurrence, …),
Intervenir le cas échéant en renfort des autres services,
Effectuer le reporting de son activité
Organiser les évènements de la structure (repas de fin d’année…)
Activités principales services de gestion :
Renseigner par téléphone les entreprises, les Organismes ou autres.
Traiter le dossier de formation :
Examiner la recevabilité de la demande, l’enregistrer et notifier la réponse
Annuler les dossiers hors délai qui n’ont pas fait l’objet d’un accord financier de prise en charge
Classer les dossiers de formation
Archiver les dossiers
Rembourser le dossier de formation :
Vérifier et contrôler les justificatifs nécessaires au bon à payer et la cohérence avec les montants de prise en charge, enregistrer la demande de remboursement et valider le bon à payer ou réclamer les pièces manquantes au dossier
Votre profil
Compétences attendues :
Coordonner son action avec les autres services,
Elaborer et suivre un budget ,
Négociation, relation prestataires
Aisance relationnelle et rédactionnelle,
Bonne maîtrise du pack Office
Qualités comportementales attendues :
Capacité d’écoute
Proactivité
Sens de l'organisation
Sens de la confidentialité