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ASSISTANT DE FORMATION H/F PARIS

Assistanat spécialisé / Assistanat polyvalent
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À propos de ce poste de : ASSISTANT DE FORMATION H/F

Fed Office, cabinet de recrutement temporaire et permanent spécialisé sur les métiers de l'Assistanat bilingue anglais, de l'Office Management et des Services Généraux, recherche pour l'un de ses clients dans le domaine de l'Enseignement Supérieur et situé à Paris, un(e) Assistant(e) de formation.

Votre fonction

Placé(e) sous la responsabilité hiérarchique de la responsable des assistants des formation, en collaboration avec l'ensemble de l'équipe et plus largement de la Direction, vous devrez notamment assurer les fonctions suivantes :

ACTIVITES CLASSIQUES DE FONCTIONNEMENT D'UN SECRETARIAT :
- Agenda, téléphone, accueil, saisie et mise en forme de divers documents (programmes, documentation pédagogique, réponses à appels d'offres, courriers, tableaux statistiques, etc.), photocopies, fournitures, classement, archivage, etc.

ACCUEIL ET SUIVI COMMERCIAL :
- Relations avec les clients et les prospects, renseignements, orientation, envoi de programme sur demande, prospection et relances téléphoniques ; relecture de brochures de programmes
- Constitution administrative et mise en forme des dossiers et devis de réponse aux appels d'offres et consultations
- Réception et suivi des candidatures, assistance au montage des dossiers des participants aux formations diplômantes et certifiantes.

GESTION ADMINISTRATIVE DES CLIENTS, DES STAGIAIRES ET DES INTERVENANTS :
- Inscription, établissement des conventions de formation, confirmation, convocations
- Relation avec les intervenants en appui des chargés(es) de mission : collecte des programmes et de la documentation pédagogique, confirmations, dossiers administratifs
- Suivi de la scolarité et des dossiers des participants aux formations diplômantes et certifiantes avec les organismes de co-financement
- Entretien de la base de données des clients, des prospects et des intervenants.

SUPPORT A L'ORGANISATION ET AU SUIVI DES SESSIONS DE FORMTION EN COORDINATION AVEC LE POLE SUPPORT :
Planification, réservation des salles, reprographie, facturation :
- Préparation de la documentation et réservation du matériel nécessaire à chaque opération
- Organisation des entretiens de sélections et épreuves finales des cycles diplômants et certifiants
- Traitement des évaluations des actions de formation
- Facturation et suivi des factures.

VEILLER A LA CONTINUITE DU SERVICE EN TRAVAILLANT EN RELAIS AVEC LES AUTRES ASSISTANT(E)S DE FORMATION EN PARTICIPANT AUX ACTIVITES DE SECRETARIAT INHERENTES A LA VIE DU SERVICE.

Votre profil

De formation BAC +2 au minimum, vous avez une expérience professionnelle significative dans la formation.

Vous maîtrisez les outils informatiques du Pack Office.

Autonome, vous avez des qualités relationnelles et savez faire preuve de rigueur.
Dynamique et organisé(e), vous avez un respect pour la confidentialité.

Votre niveau d'anglais est bilingue et vous avez de parfaites connaissances à l'écrit comme à l'oral.

NOUS VOUS PROPOSONS

l'opportunité de rejoindre une équipe dynamique et une structure d'excellence sur un poste à responsabilités !