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ASSISTANT DE DIRECTION GÉNÉRALE H/F PARIS

Assistants-es de Direction / Office Manager
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À propos de ce poste de : ASSISTANT DE DIRECTION GÉNÉRALE H/F

Fed Office, cabinet de recrutement spécialisé sur les métiers de l'Assistanat, de l'Office Management et des Services Généraux, recherche pour un client spécialisé dans la bagagerie haut de gamme un Assistant de direction H/F à Paris 18e.

Votre fonction

1. Organisation des réunions CODIR mensuelles et COMEX en anglais :
- Organisation des réunions, des conférences téléphoniques et des visioconférences (convocations,
réservations de salle, plateaux repas,…..)
- Élaboration des présentations Powerpoint.
- Présence aux réunions CODIR, et rédaction des comptes-rendus.
- Gestion du suivi des transferts aéroport / siège en collaboration avec la Coordinatrice du Service des Achats indirects.

2. Tenue des agendas / Déplacements/ Notes de Frais :
- Responsable de l'organisation des déplacements du CEO Groupe (voyage, hôtel, visa) en coordination avec les assistants des filiales (US - ASIE - Europe) avec suivi détaillé des déplacements du CEO.
- Tenue de l'agenda de la Secrétaire Général Groupe et du CEO Groupe.
- Traitement des notes de frais et des relevés bancaires.

3. Téléphone, courrier, correspondances / Achats divers :
- Filtrage téléphonique.
- Réception, contrôle, enregistrement et distribution des courriers recommandés entrants de toute la société.
- Rédaction et mise en forme de divers documents (courriers, comptes-rendus, mémos) en respectant la charte.
- Contrôle des documents soumis à la signature du CEO Groupe et à la Secrétaire Général Groupe.
- Traduction de divers documents du français vers l'anglais et de l'anglais vers le Français (annonces internes : nouveaux collaborateurs, promotions….).
- En charge de la coordination logistique des commandes d'échantillons Marketing, dotations professionnelles et demandes ponctuelles des actionnaires.
- Gestion de la caisse dite « dépannage » : Suivi des dépenses, encaissements du courrier du personnel.
- Règlement des contraventions via internet avant transmission au Responsable Service Paie.
- Suivi et contrôle des dépenses engagées.
- Suivi de la mise à jour de la Group Contact List, effectuées par l'hôtesse d'accueil et coordination avec le
service IT pour la mise à jour des répertoires Outlook.

Votre profil

Titulaire d'un Bac+2 en assistanat ou équivalent, vous avez l'habitude d'évoluer dans un environnement international et votre anglais est excellent. Vous êtes à l'aise avec l'outil bureautique et faites preuve de rigueur, confidentialité, proactivité et d'un bon esprit d'équipe.

NOUS VOUS PROPOSONS

L'opportunité de développer vos compétences en assistanat de direction générale au sein d'une belle marque pour une mission d'un mois.