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ASSISTANT DE DIRECTION F/H EVRY

Assistants-es de Direction / Office Manager
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À propos de ce poste de : ASSISTANT DE DIRECTION F/H

Fed Office, cabinet de recrutement spécialisé sur les métiers de l'assistanat, l'office management et les services généraux recherche pour l'un de ses clients spécialisé dans les assurances un assistant de direction F/H. Le poste est situé à Evry.

Votre fonction

Vos principales missions seront :


Assistanat de Direction :
* Assurer l'accueil physique et téléphonique en collaboration avec l'hôte.sse d'accueil (Filtrage des appels de la direction et prise des appels liés à l'activité)
* Gérer les courriers entrants et sortants (Directeur Général et de la Responsable Administrative et Comptable)
* Contrôler les courriers et tous les documents avant présentation à la signature du Directeur Général
* Gérer l'agenda électronique du Directeur Général
* Gérer les correspondances internes et externes (Mise en forme de documents, rédaction et envoi de mails,
courriers, présentation PowerPoint, tableaux Excel…)
* Organiser les événements de la société (Séminaires, soirées, salons…)
* Organiser les déplacements (réservation avions, hôtels, trains …)
* Organiser les réunions de CODIR
* Gérer les dossiers liés à l'activité (conventions des assureurs, bordereaux des commissions, contrats,
fournisseurs)
* Mettre à jour, classer et archiver les dossiers.

Gestion administrative du personnel et recrutement :
* Effectuer les déclarations URSAFF
* Rédiger les contrats de travail, avenants, fiches de poste
* Assurer les relations avec les cabinets de recrutement, les sites de recrutements
* Rédiger et diffuser des annonces
* Trier, présélectionner les CV
* Effectuer les entretiens téléphoniques et physiques
* Rédiger les correspondances avec les candidats (mails refus, convocation, confirmation d'embauche …)
* Suivre des formations en collaboration avec la Responsable de la formation.
* Gérer les contrôles d'accès et les prêts de matériels en collaboration avec le Responsable Informatique.
* Assurer la veille juridique en collaboration avec la Responsable Administrative et Comptable.

Gestion des services généraux :
* Gérer les contrats fournisseurs et les locaux (rechercher de nouveaux fournisseurs selon les nécessités, contrôler et suivre l'exécution des contrats de maintenance en cours, assurer l'exécution du contrat de nettoyage …)
* Gérer les achats (fournitures de bureaux, matériels autres qu'informatique, suivi des stocks …)

Votre profil

Vous avez le sens du service, une appétence pour la gestion RH et avez une bonne capacité d'adaptation ? Vous êtes également à l'aise avec les outils informatiques et avez une bonne aisance rédactionnelle ? N'hésitez pas à postuler !

NOUS VOUS PROPOSONS

Une belle opportunité dans une société d'assurances afin de développer vos compétences en assistanat de direction et en administration RH. Un poste polyvalent et dynamique qui fera de vous un acteur central de l'entreprise.