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ASSISTANT DE DIRECTION AGENCE ARCHITECTE H/F PARIS

Assistanat de direction / Bilingue - Trilingue
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À propos de ce poste de : ASSISTANT DE DIRECTION AGENCE ARCHITECTE H/F

Fed Office, cabinet de recrutement temporaire et permanent spécialisé sur les métiers de l'Assistanat bilingue anglais, de l'Office Management et des Services Généraux, recherche pour l'un de ses clients dans le secteur de l'architecture et situé à Paris 2ème, un(e) Assistante de Direction.

Votre fonction

Vous interviendrez dans tous les domaines de la gestion d'une agence d'architecte - paysagiste ainsi que dans son développement en assurant les tâches suivantes :
1) Gestion des appels d'offres/candidatures
- Veille, recherche, sélection et suivi des appels à candidatures/offres
- Elaboration des dossiers de réponses en collaboration avec l'équipe - Recherche, constitution des équipes et contacts avec les cotraitants
- Mises à jour des documents administratifs et de présentation de l'agence
Constitution physique des dossiers et envoi (poste/coursier/ dépôt en main propre/etc.)
- Relecture et corrections des supports écrits (notice, proposition, etc.)

2) Accueil et secrétariat
- Accueil téléphonique
- Accueil physique (réception, orientation, café, etc.)
- tri, suivi du courrier départ/arrivée y compris RAR
- Classement, archivage des documents et des informations
- Rédaction et mise en forme en forme des courriers, notes et compte rendu de réunion
- Assistance à la rédaction des supports d'agence

3) Gestion administrative
- Gestion du personnel, transmission des informations au comptable en vue de la préparation des
contrats de travail, et des bulletins de salaires, traitement des candidatures spontanées et demande de
stage.
- Gestion des agendas et Organisation des déplacements (commande billets, location, abonnement.
- Veille au bon fonctionnement des équipements
- Gestion de tous les dossiers administratifs (URSSAF, assurances, etc.) avec le cabinet comptable
- Gestion annuelle de la déclaration de travaux auprès de l'assureur
- Gestion et suivi des stocks
- Gestion des fournisseurs

4) Gestion comptable
- Relation et assistance au cabinet de comptabilité
- Interfaces fournisseurs
- Facturation et suivi de facturation, relances
- Gestion des notes de frais

Votre profil

De formation BAC+2 (dans le domaine de l'assistanat), le candidat / la candidate devra nécessairement disposer d'un goût prononcé pour le service, avoir une expérience similaire dans une agence/cabinet d'architecte réussie d'au moins 3-4 ans et devra savoir faire preuve de rigueur, de discrétion et de confidentialité.
Vous êtes ouverte à la communication et aux échanges.
La ponctualité est nécessaire (gestion de l'ouverture de l'agence).
Excellente expression et aisance rédactionnelle ainsi qu'un grand intérêt pour le milieu de l'Architecture et du Paysage.

La maîtrise de l'anglais conversationnel sera appréciée.

NOUS VOUS PROPOSONS

Une belle opportunité en CDI dans une PME.