Quelles sont les missions et le rôle d’un assistant de gestion ?
Plusieurs formations sont possibles pour devenir assistant de gestion. Le candidat aura le choix, après son baccalauréat, entre plusieurs diplômes :
• le BTS assistant de gestion PME / PMI ou BTS assistant de manager ;
• le DUT gestion des entreprises et des administrations, ou DUT gestion administrative et commerciale ;
• la licence professionnelle.
Les différentes missions d’un assistant de gestion
Les missions d’un assistant de gestion sont très étendues. Elles recoupent celles de l’assistant de direction, de l’assistant comptable et de l’assistant commercial… mais ce n’est pas tout !
L’assistant de gestion intervient sur une multitude de tâches. Sa fonction nécessite une grande polyvalence, car il devra :
• gérer les emplois du temps de plusieurs personnes rattachées directement à la direction en organisant les réunions et les déplacements ;
• préparer des dossiers ;
• assurer le suivi des relations avec les clients et les fournisseurs en gérant le courrier et en organisant les rendez-vous ;
• prendre en charge la gestion administrative du personnel en mettant à jour les dossiers des employés, le suivi des congés et des absences ;
• gérer la comptabilité et la trésorerie de la PME ;
• éditer, si besoin, les fiches de paie et les déclarations sociales et fiscales ;
• participer à la stratégie de la PME en organisant des actions de promotion ;
• s’occuper de la communication interne et externe de l’entreprise.
Le rôle d’un assistant de gestion dans l’entreprise
Selon la structure ou l’entreprise qui l’emploie, le périmètre des missions et les responsabilités de l’assistant de gestion peuvent être très différents. Dans tous les cas, il devra faire preuve d’une très grande autonomie pour gérer les dossiers qui lui sont confiés. Et pour cause : bien souvent le bras droit du dirigeant, l’assistant de gestion est un collaborateur de confiance de premier plan.
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Quelles sont les compétences d’un assistant de gestion ?
Les candidats au poste d’assistant de gestion peuvent avoir une spécialisation dans un domaine particulier, comme les ressources humaines, la comptabilité, la gestion ou le droit du travail. Si ces connaissances peuvent être un plus pour l’entreprise qui cherche à recruter, on attendra néanmoins des compétences particulières d’un assistant de gestion.
Les qualités indispensables au métier d’assistant de gestion
Le métier d’assistant de gestion exige une certaine polyvalence : maîtrise de l’écrit comme de l’oral, connaissance des outils informatiques et des logiciels de bureautique, voire aisance en anglais, selon l’activité de l’entreprise.
Il doit également être à l’aise au téléphone, avoir de bonnes notions en comptabilité et en gestion et un bon niveau en orthographe et en grammaire. Il doit aussi savoir tenir un agenda, gérer la réception et l’envoi de nombreux mails et trier et répondre au courrier postal.
Les compétences en savoir-être que doit posséder un assistant de gestion
En dehors de son savoir-faire, qu’il aura acquis au fur et à mesure de sa formation, le candidat doit également posséder de solides compétences personnelles. Il doit savoir résister à la pression et gérer son stress, car lorsque l’activité de l’entreprise bat son plein, l’assistant de gestion est très sollicité. Il doit donc savoir organiser ses priorités, adapter son temps de travail, composer avec les urgences et se montrer débrouillard et réactif.
Il doit également savoir faire preuve d’une grande discrétion et être doté d’un sens aigu des responsabilités. Une bonne culture du monde de l’entreprise et un esprit d’initiative sont aussi très appréciables pour la fonction d’assistant de gestion.
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