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OFFICE MANAGER (H/F) PARIS

Office Management / Services Généraux

À propos de ce poste de : OFFICE MANAGER (H/F)

Fed Office, cabinet de recrutement temporaire et permanent spécialisé sur les métiers de l'Assistanat bilingue anglais, de l'Office Management et des Services Généraux, recherche pour son client spécialisé dans le conseil en stratégie et organisation, un(e) OFFICE MANAGER (H/F) en CDI

Votre fonction

Dans le cadre de ce CDI, vous accompagnez le développement de la structure et êtes en étroite collaboration avec le Comité de direction. A ce titre vous disposez de quatre domaines de responsabilités majeurs:
Assurer l'assistanat de Direction pour le compte des Managing Partners:
- Gestion d'agenda et de la prise de rendez-vous
- Gestion du courrier : distribution, collecte, classement, scan et archivage
- Production de supports (power point, word, excel) et compte-rendu de réunion
- Organisation de réunions et de déplacements de l'équipe de Direction

Gérer le lieu de vie de l'entreprise:
- Gouvernance générale du bureau (gestion des équipes de ménage, approvisionnement et logistique des espaces en fonction des événements planifiés), service d'étage (café, boisson, collation…)
- Gestion de l'accueil téléphonique et de l'accueil invités (clients, partenaires, candidats en processus de recrutement…)

Contribuer à la gestion administrative de l'entreprise:
- Gestion administrative et le contrôle de gestion
- Production hebdomadaire des tableaux de bord de pilotage de l'activité (commerce et production)
- Enregistrement des pièces comptables avec des scans associés
- Gestion des impayés et des relances clients
- Suivi de la gestion contractuelle (clients, fournisseurs)
- Classement et archivage de la documentation administrative de l'entreprise
- Gestion du processus d'accueil des nouveaux arrivants

Coordonner la communication externe (en fonction du niveau d'expérience)
- Appui à la gestion des campagnes de communication
- Suivi du plan de communication externe
- Gestion de mailings et de la base contacts

Votre profil

Vous êtes fort(e) d'une expérience réussie d'assistanat de Direction Générale et/ou d'office manager dans un contexte international, vous avez démontré votre efficacité en matière:
- Aisance relationnelle, sens du service et disponibilité
- Organisation, anticipation, initiative
- Rigueur, méthode et maîtrise de l'orthographe
- Écoute et disponibilité

NOUS VOUS PROPOSONS

de rejoindre une structure en plein développement, avec une équipe dynamique ou vous pourrez pleinement vous épanouir